若手経営者を中心に、経理とは会計ソフトを選び、使うことだという発想を持っている人が増えてきています。それでは、会計ソフトにはどんなメリットがあるのでしょうか。
◎集計が自動計算
仕訳帳および総勘定元帳は、税法で備え付けが義務づけられています。仕訳帳で記録された取引を、勘定科目ごとに集計したものが総勘定元帳となります。仮に会計ソフトを使わず、手作業で仕訳帳から総勘定元帳を作成するとなると、繁雑な集計事務を行わなければなりません。
しかし、会計ソフトを利用し、仕訳伝票をパソコンに入力してしまえば、自動的に総勘定元帳へ集計されるため、繁雑な集計事務が省略できます。
◎タイムリーな業績管理
経理を会計ソフトによって行う最大のメリットは、タイムリーな業績管理が瞬時に行えることです。
また会計データを経営に生かしていくためのソフト選びのポイントは、部門別の管理機能や前年比較を行える機能および予算登録の機能が備わっていることです。
◎簿記に詳しくなくても経理ができる
仕訳処理の大半は、毎月同じ取り引きの繰り返しです。一般的な会計ソフトには、よく使われる仕訳を登録する機能がついています。この機能を使いこなせば、大半の仕訳処理は自動的に入力が行えるので、必ずしも簿記に精通していなくても経理事務を十分行えます。
◎補助科目や摘要を活用
財務データは経理担当者以外の人が見てもよくわかるようになっている必要があり、また、後日読み返したときにもよくわかるようになっていなければなりません。そのため、単に数字を計算できればよいと言うことで、細かい注釈をつけずに数字だけを入れていくと、あとで何の仕訳だかわからなくなります。
こういう事態を回避するために、面倒でも補助科目をきめ細かく設定し、摘要欄になるべく具体的にどんな仕訳であるかを書き込んでおくことをおすすめします。さらに領収書などの証憑がどこにファイルされているかも書いておくと便利です。
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