経理は正確性を要求されるものですが、時と場合によります。税務署などの会社外部への報告は正確性も大切ですが、経営判断の材料となる管理会計の分野では、１円や２円のズレは問題ではないのです。それよりもスピードです。最後の請求書がこないからまだ検討できない、というのでは問題です。大雑把な金額でもよいので、なるべく早く計算するようにしましょう。
◎経理は何のためにする？
｢経理って大事だよね｣という話をよく聞きますが、果たして何のために経理をするのでしょうか。対外的には税務申告や銀行借入のため、社内的には経営状態を知るためです。
しかし、経理というのは直接的には利益を生まず、つい後回しにしがちです。それは、経理は過去の事実の整理だからです。とくに、起業当初は経理の人材確保も難しく、自分で何とか簡単に、しかもお金をかけずにできないものかと考えます。
そこで、経理を知らなくてもできる、経理業務を簡素化するテクニックをご紹介します。
◎経理合理化のテクニック
【１】管理するものを減らす
経理は管理する業務です。つまり管理するもの自体を減らせば、経理は合理化できます。そのなかでも一番の元凶は現金です。現金を持たない経営をします。現金での経費の支払いはすべて社員が立て替えて、月末に精算書を作成し、給料とともに振り込むのです。金額が多く仮払いが必要な場合も直接社員の通帳に振り込みます。また、現金商売の場合はレジから経費を支払わないことです。夜の現金残高から朝の現金残高を引けばその日の売り上げが出ます。知りたい金額がすぐわかる工夫をしましょう。
【２】売掛・買掛はルールを決める
ずさんな売掛・買掛管理は仕事を増やします。支払日・入金日にルールを設けましょう。例外が多いほど経理が悩みます。相手に合わせた経営は結局自分の首を絞めることになるのです。
【３】勘定科目は増やさない、こだわらない
勘定科目は極力単純にしましょう。１００円の消しゴムの科目を消耗品費にするか事務用品費にするかで５分悩むほうが問題です。税務署は科目が少々違っていても、まったく問題としません。
【４】仕訳はパソコンに覚えさせる
簿記の知識がなければ入力できないというわけではありません。定型化された取引がほとんどなので、パソコンに定型化された仕訳を登録しておきます。
【５】ファームバンキングを利用する
取引の多くは銀行決済を利用しているのではないでしょうか。ファームバンキングの活用により、銀行に行く時間を節約しましょう。また、取り引きが拡大するにつれて銀行口座が増えてきますが、メインの口座を定めて預金は集中しておきます。そうすれば、その通帳を見るだけで資金状況などをある程度把握することができます。
経理に振り回されず、知りたい数字をよく検討し、無駄を省いていくことが合理化のコツです。
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